¿Cómo priorizar tareas?

En la actualidad, como personas y como mujeres, tenemos una agenda repleta de pendientes de proyectos propios, de estudios, de la familia, del trabajo de 9am a 5pm, e infinidad de cosas por hacer, por soñar y compartir; la verdad es que la vida no es hacer todo eso, si no encontrar el balance entre el tiempo, la atención y la energía que tenemos cada día. En este artículo, quiero que hablemos sobre cómo priorizar tus tareas.

Si no priorizamos nuestra vida, alguien más lo hará.” — Greg McKeown.

La importancia de priorizar

Hoy contamos con muchísimos estímulos, pendientes por hacer, tareas retrasadas, proyectos compartidos sin avanzar, ideas que queremos realizar a futuro; queremos llegar con todo y hacer que nuestro tiempo se estire para llegar a todo. El asunto es que tener muchas tareas o planes no significa tener nuestras prioridades claras y definidas, ya que la capacidad de atención y energía es limitada cada día.

Hablar de energía es tan importante como hablar del tiempo “disponible” con el que contamos. Para conectar con nuestra energía es importante saber que cada persona tiene un cronotipo personal, y según su energía puede avanzar sus tareas, acá te menciono algunas de las tareas según su energía:

• Energía Alta úsala para la resolución de problemas, escritura, estrategia, creación y diseño.

• Energía Media úsala para la organización, planificación, reuniones o eventos, corrección y revisiones de proyectos.

• Energía Baja úsala para tareas administrativas, organización de archivos, correos, facturación y papeleo.

Técnica #1: Matriz de Eisenhower

Priorizar = lo que merece nuestro tiempo, energía y atención

Esta matriz nos habla sobre cómo diferenciar lo urgente de lo realmente importante. Pregúntate según el cuadrante:

• Importante + urgente: → Hacerlo ya. → ¿Esta tarea está en crisis o problema si no lo resuelvo ya?

• Importante + no urgente: → Programar | Agendar → ¿Me hace estar cerca de cumplir mi objetivo, cuándo se hará?

• No importante + urgente: → Delegar → ¿Tengo que ser yo la que haga esta tarea? ¿Cómo simplifico este proceso? (Alguien más, automatizar o usar alguna herramienta).

• No importante + no urgente: → Eliminar → ¿Aporta valor, qué pasa si no se hace? Si no pasa nada, se descarta.

No todo lo urgente es importante de hacer.

Técnica #2: Regla 80/20

Esta técnica esta basada el principio de Pareto, el que indica que una proporción pequeña de todo lo que hacemos puede producir una proporción grande de los resultados.

La pregunta que nos hacemos más seguido es ¿Cómo hago todo?, y tienes que saber que es la pregunta incorrecta. La pregunta clave acá es: ¿Qué actividades generan la mayor parte de mis buenos resultados?

Te comparto un checklist de preguntas para poder aplicar esta técnica:

[ ] ¿Qué hago?

[ ] ¿Qué resultado produce?

[ ] ¿Cuánto esfuerzo requiere?

[ ] ¿Vale la pena seguir haciéndolo?

Esta regla de proporcionalidad no es una regla matemática, busca mostrarte cuáles de tus avances son reales y tienen impacto según tus objetivos.

Errores comunes al priorizar

• Confundir lo urgente con lo importante: recuerda, no todo lo importante es urgente ni lo urgente es importante.

• Empezar haciendo lo más fácil, por creer que como es fácil, te desocupas rápidamente… pues no es así. Porque la tarea realmente importante no avanza.

• Contar con una lista de 15, 20 o 30 prioridades para el día. Esto denota que nada es prioritario. Usa 5 o 6 prioridades máximo, clasifica su importancia con el Método ABCDE, si estás empezando.

• Agendar todo sin dejar espacios para los imprevistos como cambios, retrasos, emergencias, problemas técnicos o reuniones o eventos inesperados.

• Evitar las revisiones de las mismas prioridades, así como hay imprevistos, las prioridades cambian, y hoy en día todo se actualiza muy rápido, asigna un bloque de tiempo a la revisión de prioridades todas las semanas, pueden ser 10 o 15 minutos.

• Creer que una tarea es igual que un proyecto. Una tarea: una acción que se completa en poco tiempo. Un proyecto: un conjunto de tareas que buscan un objetivo en común.

Priorizar también significa decidir qué cosas no hacer, para poder avanzar con lo que es esencial.

Para aprender a priorizar no necesitas una lista de tareas infinita, ni la más bonita, ni las herramientas y aplicaciones del último momento y sé que esto que te digo cuesta mucho al principio, porque queremos que todo sea lindo, perfecto y sin mucho esfuerzo; pero lo cierto es que debemos tomar decisiones que nos ayuden a enfocar nuestro tiempo y energía en tareas que realmente nos dan un impacto positivo al nuestra vida y los proyectos, que se acerque a lo que buscamos al establecer objetivos y saber el por qué es importante.

Y para terminar, si te cuesta decidir te recomiendo usar antes de todo, la técnica del Vaciado Mental, te ayudará a escribir y descargar todo lo que tienes en tu cabeza, para darle espacio a lo importante.

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