Metodología P.A.R.A, ¿qué es y cómo usarla?

Muchas veces buscamos un sistema para organizarnos, con miles de herramientas y “atajos” que esperamos sean mágicos, pero nos damos cuenta que no nos funciona… otra vez.

El método P.A.R.A no es mágico, si no, casi que un ritual para convertir en hábito, es fácil de implementar en cualquier área de la vida. Comencemos.

Organizar no es limitar, es liberar energía para lo que realmente importa.

¿Qué es el Método P.A.R.A?

El método P.A.R.A fue creado por Tiago Forte, experto en productividad y gestión del conocimiento; para organizar cualquier información de tu vida; este método es simple, flexible y lo puedes usar para todo.

Sus siglas en inglés, nos muestra las 4 categorías que debemos conocer:

P - Projects (Proyectos): Son objetivos con fecha límite y resultado específico, donde requiere de más de una tarea. Por ejemplo: "Lanzar campaña de marketing" o la de "Organizar mi boda".

A - Areas (Áreas): Responsabilidades continuas que no tienen fecha de fin. Por ejemplo: "Finanzas personales", "Salud", "Desarrollo profesional".

R - Resources (Recursos): Materiales de referencia con temas que te interesan o podrías necesitar en el futuro. Como un archivo de referencia. Por ejemplo: "Recetas de cocina", "Ideas de diseño", "Tutoriales".

A - Archives (Archivo): Todo lo que ya terminaste o ya no es relevante, pero quieres conservar por si acaso. Por ejemplo: “facturas de años anteriores”, “reportes antiguos”, o “proyectos terminados”

Pasos para usarlo en tu día a día

Estas categorías están pensadas para que nos ayuden en cada proyecto profesional o personal que vayan surgiendo.

Ten en cuenta que este sistema te puede servir para la papelería física que tengas, aunque nos enfocaremos en la parte digital, para mejorar tus espacios más usados.

Paso 1: Revisiones de tu proceso

Haz una auditoría, revisando todos tus archivos, apps, notas dispersas, todo. Absolutamente todo. Puedes separar unos minutos al día para revisar una parte cada día, no todo en un solo día.

Paso 2: Crea 4 carpetas principales

Pueden ser carpetas físicas, si las necesitas. En este artículo, nos enfocaremos en que sean carpetas digitales, puedes hacerlo en cada aplicación que tengas o unificarlo para mayor facilidad en una sola.

Estas carpetas maestras son: Proyectos, Áreas, Recursos y Archivados.

¿Este método sí funciona?

Sí funciona si se mantiene simple, con revisiones constantes para evitar acumulación de archivos y tareas en cada proyecto.

Este método es ideal para proyectos grandes, ya que si se mantiene, el contenido siempre estará a la mano, dejando que cada proyecto tenga su propia clasificación. Cuando cada proyecto finaliza, toda esa carpeta se mueve completa a “archivados”, de forma sencilla y ordenada.

Ventajas de este método

• Reduces el tiempo de búsqueda de archivos de 10 minutos a 30 segundos

• Tu cerebro deja de estar sobrecargado tratando de recordar dónde dejaste las cosas

• Puedes ver claramente en qué estás trabajando AHORA versus qué está en "algún día"

• Es flexible: funciona igual en tu computadora, en apps de notas o hasta en carpetas físicas

Para que un sistema de organización funcione, debes usarlo.

Ejemplo práctico para un freelance

Proyecto:

• Diseño de logotipo para una clienta de belleza. Fecha de entrega: 17 de abril.

Áreas:

• Prospección de clientes

• Finanzas y facturación

• Marca personal

Recursos:

• Inspiración de diseño

• Plantillas prácticas y editables

• Tendencias de diseño en el área de belleza

• Herramientas

• Subcarpetas: Formatos trabajados

Archivos:

• Proyecto entregado con archivos finales

Este método es práctico, con un sentido común para realizar cada parte de él, ayudándote con los procesos repetitivos y ahorro de tiempo sustancial al buscar la información generada en cualquier momento y por quien sea.

Inicia con pequeños pasos, las primeras 4 carpetas está bien, y vas a ver cómo poco a poco tu sistema mejora al ir necesitando más.

Paso 3: Clasifica todo lo que tengas

Hazte preguntas claves para ayudarte a mejorar el proceso:

• Proyectos: ¿Tiene fecha límite y resultado específico?

• Áreas: ¿Es algo que mantengo constantemente sin fecha de fin?

• Recursos: ¿Es información que podría ser útil algún día?

• Archivado: ¿Ya terminé con esto pero lo quiero guardar?

Paso 4: Clasifica un poco más a fondo

Este paso es opcional, aunque sí muy útil. Realizar subcarpetas para: Documentos, Imágenes, Referencias, Notas y Extras. Te ayudará a saber donde encontrar el tipo de archivo y documento de forma rápida.

Paso 5: Revisiones semanales

Ajustar las tareas, archivos y eventos que tuvo esta semana y tendrá la próxima semana, te ahorrará tiempo a largo plazo. Pregúntate:

• ¿Terminaste un proyecto? Archívalo

• ¿Empezaste algo nuevo? Crea una carpeta nueva

• ¿Ese proyecto tiene recursos para adjuntar? Crea una subcarpeta para crear una ruta rápida.

Paso 6: Programa bloques de revisión

Mantener una rutina de revisiones a muchos les es difícil, una clave es crear un bloque de revisión cada día, 15 o 20 minutos hará que los proyectos y archivos no se acumulen, y puedas encontrar la información fácilmente.

Si un día no se puede, el siguiente podrás organizar las cosas pendientes sin mucha acumulación.

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