Regla de los 2 minutos

A veces nos cuestionamos si una tarea nos lleva 5, 10 minutos o menos hace la diferencia en nuestras rutinas, la respuesta corta es sí. Acá quiero contarte sobre la regla de los dos minutos, y cómo puede ayudarte a organizarte tanto en tiempo cómo en espacios.

La pregunta clave para esta regla es: ¿Puedo hacerlo en dos minutos o menos?

¿Qué es la regla de los 2 minutos?

Esta regla fue adoptada por David Allen, el creador del método Getting Things Done (GTD) quien indica que una tarea pequeña requiere más tiempo para ser anotada, organizada, pensar cuando hacerla, volver a verla y seguir decidiendo una y otra vez si hacerla o no, que realmente ponerse a terminarla.

Necesitamos dejar claro qué es y qué significa una tarea pequeña en el día a día. Una tarea pequeña es una acción concreta que máximo te lleva 2 minutos en completarla, por ejemplo: lavar el plato y el vaso que hemos usado al comer, ordenar los papeles del escritorio, enviar una confirmación por email o WhatsApp, agendar una reunión o cita importante, eliminar ese correo electrónico que llegó hoy y es spam. Todas estas son acciones concretas, que no te llevarán más de 2 minutos en hacerlas.

¿Por qué son dos minutos?

Terminar un proyecto u organizar finanzas o papeles, no es una acción concreta, te llevará más de 2 minutos en terminarla realmente.

Los dos minutos no es un número mágico, sino práctico. Nos sirve para determinar qué acciones pequeñitas se pueden realizar, para eliminar listas de pendientes innecesarias que se han acumulado por no tomar un momento y hacerlas.

David Allen, señala que hacer de una tarea pequeña un proceso enorme, no es funcional ni sano para el espacio ni rutina en la que estamos presentes, porque nos retrasa y en caso de que se haya acumulado, nos tocará sacar el tiempo excesivo de poder resolverla y ponernos al día.

Lo esencial de esta regla, es que si la acción o tarea que tenemos por hacer dura menos de dos minutos debe hacerse inmediatamente.

Esta regla nos habla de las cosas que no deberían de consumir espacio extra en nuestra mente.

Formas de usar la regla

1. Pregúntate como prioridad: ¿Puedo hacer esto en menos de dos minutos?

   1. Si la respuesta es sí, hazla de una vez.

   2. Si la respuesta es no, planifícalo para otro momento.

2. En caso de que no hayas hecho unas cuantas (no más de 5 o 6) tareas accionables de dos minutos, agrupa las tareas y bloquea un espacio de tu tiempo en el calendario y agéndalo, y sé específica con lo que hay que terminar.

Algunas tareas que puedes tomar en cuenta cómo accionables son:

• Confirmar o agendar una reunión o llamada

• Guardar una factura

• Descargar o enviar un documento ya terminado.

• Devolver algo a su lugar específico

• Lavar, levantar u organizar un objeto

Algunas tareas que son para organizar y agendar en el calendario son:

• Terminar un proyecto web

• Crear una propuesta comercial

• Preparar una presentación

• Lavar la ropa de toda la semana

• Crear el menú de comidas de los próximos días

Lo ideal no es crear o convertir la jornada de trabajo en una colección o lista eterna de pequeñas tareas, la idea es si es una tarea terminable que te lleve poquísimo tiempo, hazla ya, no lo dudes.

Beneficios y errores de esta regla

• Beneficios de usar esta regla correctamente:

  • Reduce el trabajo administrativo, evitando retrasos

  • Evita acumulación y la creación de listas interminables

  • Reduce la indecisión, si se puede hacer ya, hazlo.

  • Tomas mejores decisiones para optimizar los tiempos de tus rutinas personales

  • Se logra sentir el avance

  • Disminuye el estrés por las “tareas insignificantes”

• Errores comunes:

  • No priorizar las tareas, no es necesario cumplirse con todo, solo saber que cosas que hagas ya, pueden facilitarte tus procesos.

  • Acumular estas pequeñas tareas para no hacer lo importante y seguir procrastinando lo que es una prioridad.

  • Creer que todo se puede resolver en 2 minutos, la verdad es que no funciona así, quisiéramos que todo fuera así de excepcional, pero los proyectos no son tareas terminables en dos minutos.

  • Si estás en un bloque de trabajo profundo como escribiendo, resolviendo o diseñando algo que lleva concentración, no necesitas aplicar esta regla, ya que solo te desconectará de ese trabajo profundo, y esa tarea puede realizarse al terminar o al agendarla.

  • Convertir 2 minutos en horas, a muchos nos sucede, porque no tenemos un límite. Si te cuesta, utiliza la técnica Pomodoro, o pon una alarma para poder terminarla.

Prioriza siempre tus bloques de trabajo profundo antes de una tarea pequeña, ya que te desconecta de tu flujo, luego te será más difícil recuperar tu atención en dónde quedaste.

Hay tareas que puedes organizar, agendar, delegar o eliminar, con esta regla, no aprendes a trabajar más rápido, si no, que te enseña a decidir qué tareas no merecen ocupar espacio mental o físico para que puedas seguir avanzando y mejorando tus procesos.

¿Qué tarea puedes realizar en menos de dos minutos?

Más artículos de interés

2026 · Dani Ortiz · Todos los derechos reservados

Blog Flow Design

Productos